Yang Harus Diperhatikan Saat Mengirim E-mail

21 11月 2017, 6.00 am / By : Yasuyuki Miyashita

Di keseharian, kalian pasti banyak yang menggunakan social media seperti LINE, Whatsapp, maupun Facebook untuk berkomunikasi dengan orang lain. Untuk komunikasi berbasis teks, aplikasi-aplikasi ini memang mudah untuk digunakan serta praktis ya. Jika berkomunikasi dengan rekan kerja, bukanlah aplikasi-aplikasi yang disebutkan tadi yang banyak digunakan, tetapi menggunakan surel (surat elektronik) atau yang sering disebut dengan E-mail.

Saya sering menerima artikel maupun foto via E-mail berkaitan dengan kegiatan すかSUKI, tapi jika melihat E-mail yang datang, saya sering menyadari supaya lebih berhati-hati untuk ke depannya. Mungkin ada beberapa orang yang sama sekali tidak menggunakan E-mail dalam kehidupan sehari-harinya, jadi apa boleh buat jika mereka tidak tahu Manner (tata krama) mengirim E-mail apabila tidak diajarkan.

Hanya saja, jika para karyawan Jepang menerima E-mail seperti yang akan saya bahas kali ini, pasti banyak diantara mereka yang kaget.

Dengan kata lain, E-mail akan menjadi susah dimengerti apabila kita sebagai pengirim tidak memikirkan orang yang akan menerima E-mail kita.

Nah, kali ini saya akan memberitahu point penting dimana kita harus berhati-hati saat mengirim E-mail minimalis (yang isinya tidak terlalu panjang).

 

【Contoh E-mail Yang Tiba】

E-mail yang paling membuat saya kaget sepanjang sejarah adalah E-mail seperti di bawah ini.

 

 
①Tidak Tahu Isi E-mail yang Diterima Karena Tidak Ada Judulnya (Subjek).
Ada banyak kasus dimana kita tidak mengetahui siapa pengirim E-mail yang kita terima meskipun tertulis alamatnya, terutama saat pertama kali berkomunikasi via E-mail. Ditambah jika kolom judulnya kosong, kita makin tidak mengerti E-mail seperti apa yang datang.

 
②Takut Untuk Membuka E-mail Karena Menerima File Lampiran Tanpa Judul.
Sama sekali tidak mengerti apa maksud dari lampiran file tersebut, padahal tidak tahu siapa pengirimnya, serta tanpa judul dan penjelasan. Benar-benar membuat cemas. Pasti ada yang berpikir kalau-kalau file yang dikirimkan itu adalah virus. Kita perlu lebih berhati-hati saat mengirim E-mail yang isinya file lampiran dibanding saat mengirim teks biasa.

 

 
③Sama Dengan Point Satu.
Jika tidak ada judulnya, bukan hanya tidak bisa mengetahui isinya, tapi juga susah untuk menemukannya saat kita ingin mencari E-mail tersebut.

 
④Tidak Tertulis Apapun di Kolom Teks.
Bukankah biasanya kita mengucapkan salam terlebih dahulu saat mengirim pesan via sosial media sekalipun? Jika tidak tertulis apapun di kolom teks, kita tidak akan tahu maksud E-mail yang kita terima sampai kita membuka file lampiran.

 
⑤Tidak Mengerti Isi File Lampiran Meskipun Sudah Melihat Nama Filenya.
Sudah tidak ada teks apapun di lampiran, ditambah nama file lampiran yang tidak jelas.
Ini sih membuat khawatir, apakah tidak apa-apa jika kita membuka filenya? Selain itu, pada dasarnya file lampiran yang diterima tidak hanya dilihat sekali saja, tetapi sering pula kita unduh supaya dapat digunakan beberapa kali. Oleh karena itu orang yang mengirimkan lampiran tanpa nama yang mudah ditebak tidak bisa dikatakan ramah.

 

【Buatlah E-mail Minimalis Seperti Ini! 】

Misalnya, saya ingin memberi sebuah contoh saat akan mengirim artikel tentang Indonesia.

 

 
⑥Jangan Lupa Tulis Judulnya.
Jangan Lupa Tulis Judulnya. Jika melihat judul seperti di bawah ini, kita bisa mengira-ngira maksud E-mail yang dikirimkan tanpa perlu membuka halaman surat seluruhnya. Kali ini saya membuat contoh dengan Gmail. Dalam kasus Gmail, kita bisa melihat bagian awal kalimat tanpa membuka halamannya.

 

 
⑦Mari Menuliskan Nama Si Penerima Terlebih Dahulu.
Merupakan hal yang sopan apabila kamu menambahkan honorific ‘sama’ di belakang nama lawan bicara. Jika sudah akrab, boleh menambahkan ‘san’ atau ‘kun’ di belakang namanya (apabila lawan bicaramu adalah orang Jepang).

 
⑧Mari Jelaskan Alasan Kamu Mengirim E-mail.
Di contoh yang saya berikan tadi, saya menjelaskan tentang file artikel yang saya lampirkan. Akan lebih terasa sopan jika kamu juga menuliskan “yoroshiku onegaishimasu” atau “mohon bantuannya” di bagian akhir isi E-mail.

 
⑨Tulis Namamu di Bagian Akhir (Penutup).
Kamu boleh menuliskan namamu di bagian awal E-mail, misalnya “selamat siang, saya すかSUKI”. Tapi jangan lupa untuk menuliskan namamu di bagian akhir (penutup) juga.

 
⑩Beri Nama File Lampiran yang Berhubungan Dengan Isinya.
Meskipun nama file lampiran tidak akan terlihat seluruhnya, file yang diterima akan lebih mudah dimengerti apabila kamu menjelaskannya di bagian teks E-mail.

 
Point yang ingin saya sampaikan kali ini adalah isi dari E-mail minimalis. Jika ini sudah berhasil kamu lakukan, meskipun masih belum bisa dibilang cukup, yang penting tidak membuat susah orang yang menerimanya.

Apabila menggunakan E-mail dalam dunia bisnis, kamu dituntut untuk menggunakan bahasa dan manner yang telah ditetapkan. Tetapi itu semua tidak jadi masalah karena kamu akan mengingatnya melalui training dari kantor pekerjaan.

Tidak akan ada orang yang menganggap bagus E-mail yang tidak tertulis judul, teks, maupun nama pengirimnya kan.
Mau di situasi pribadi maupun bisnis, yang paling penting adalah membuat surat yang mudah dimengerti oleh si penerima.

Mungkin suatu saat nanti di antara kalian akan ada orang yang menggunakan E-mail dalam pekerjaannya, saya akan senang apabila artikel ini bisa berguna.

Related Post

Budaya Kerja Orang Jepang

24 10月 2017, 7.48 am / By : Erlinda Dwi Yulianti

Konnichiwa sahabat すかSUKI…

CONTINUE READING

Leave your comment